CAJA GENERAL

LA CAJA GENERAL

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja. 

ARQUEO DE CAJA

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente .

INSTRUCCIONES PARA REALIZAR UN ARQUEO DE CAJA

Existen unas hojas de arqueo de caja que se usan una por día, o las que hagan falta, dependiendo del movimiento que tenga la caja. Se pueden hacer a mano o por un programa informático. Vamos a verlo mejor a mano, para saber qué hace el ordenador si se lleva por ese sistema. En cualquier caso, la colaboración de la cajera es insustituible.

En esa hoja, lo primero que debe aparecer es el saldo del día anterior, es decir, con cuánto dinero empezamos.

A partir de ese momento no pueden ocurrir más que dos cosas: o hay un ingreso o hay una salida.

Un ingreso se produce por una venta al contado, por un pago de una factura de un cliente que tenía pendiente o por el pago a cuenta de una factura de mercancía que se llevan.

Si es una venta al contado, en la columna de ingresos se pone la cantidad, y en la misma línea, el concepto, es decir, cobro factura contado número tal.

Si es el cobro de una factura atrasada pendiente, lo mismo, la cantidad en la columna de ingresos, y en concepto, pago de cliente tal su fractura tal de fecha tal.

Si es el pago a cuenta de una factura pendiente, lo mismo, importe en ingresos, y como concepto, pago de cliente tal de fractura tal de fecha tal.

SALIDAS:

Llevamos dinero al banco para ingresar en cuenta. En la columna salida se anota el importe, y en concepto, ingreso en efectivo en c/c banco tal, y se guarda el resguardo.

Pagamos una factura de un gasto, importe a salidas, concepto pago fra. Gasolinera Tal fecha tal.

Concepto, pago a proveedor tal su fra. tal de fecha tal.

Concepto, pago a cuenta a proveedor tal

Concepto, pago fra. transportista tal fra. tal fecha tal.

Es decir, Existe una columna con los importes de los ingresos y otra con los de los gastos, y en ambos casos, en su línea correspondiente, el concepto del movimiento.

Al final del día se suman ambas columnas. El importe de los ingresos se suma con el saldo del día anterior y se le resta el importe de las salidas, y el resultado es el dinero que tiene que haber en caja, para empezar el día siguiente.

Puede ocurrir, que por alguna razón se saque provisionalmente un dinero que se va a reintegrar otra vez. Para que nos cuadre la caja, si este importe está autorizado, se hace un vale, que se considera dinero hasta que se recupere.

Es importante que todos los movimientos de ingresos y salidas que se anotan en la hoja de arqueo de caja estén respaldados por el documento correspondiente, como es una copia de la factura cobrada, el resguardo del ingreso en el banco, una nota de cobro a cuenta... Es decir, contabilidad necesitará un documento por cada apunte que se haga en el arqueo. Para su archivo y control posterior.

CONCEPTO DE CONTROL INTERNO DE CAJA Y SUS ELEMENTOS:

Es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de Proteger los activos, Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera y Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en:

Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:

·    Organización de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

·    Autorización y registro operacional de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control

·    Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

FALTANTES:

Término utilizado en el área de la contabilidad, Auditoria y contabilidad financiera. La cuenta en que se registran tanto los sobrantes como los faltantes de efectivo, derivados de la Función de dar cambio.

FONDO DE CAJA MENOR

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolso,  y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos  por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.

DIFERENCIA ENTRE CAJA GENERAL Y CAJA MENOR

La caja menor es para los gastos pequeños (artículos de librería, artículos de limpieza o refrigerios), mientras que la caja general es para los gastos significativo (compra de mercaderías o pagos a proveedores), la caja general aparte del efectivo maneja cheques de terceros o moneda extranjera, en cambio la caja menor  solo maneja efectivo nacional.

REEMBOLSO DE CAJA MENOR Y SU CONTABILIZACIÓN

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a reembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación  de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.

AUMENTOS Y DISMINUCIONES DEL FONDO DE CAJA MENOR

Cuando se presentan demasiados reembolso, lo que dificulta la contabilidad para subsanar esto se debe incrementar el fondo fijo de manera que su reembolso sea máximo de dos veces al mes para el caso contrario este se debe disminuir.

AUMENTO: PARA AUMENTAR LA CAJA MENOR SE HACE EL SIGUIENTE REGISTRO CONTABLE

CUENTA	DÉBITO	CRÉDITO
Caja menor	xxx
Bancos  o caja general		xxx

DISMINUCIÓN: 

CUENTA	DÉBITO	CRÉDITO
Caja		XXX
Caja	XXX

BANCOS

Banco es el nombre de la cuenta que representa las instituciones en el cual el ente económico tiene su dinero depositado y donde se encuentra disponible en el momento en que la empresa lo necesita.

Las cuentas de banco pueden ser  de ahorro o  corrientes y van ubicadas dentro del balance general en el archivo circulante disponible y tienen saldo deudor.

                                                              

CONCILIACIÓN  BANCARIA

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.

La  entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.

CADA CUANTO SE DEBE REALIZAR LA CONCILIACIÓN BANCARIA.

La conciliación bancaria  se debe realizar cada mes, ya que generalmente el saldo del extracto bancario no coincide con el saldo de efectivo en bancos que tiene registrado la empresa en libros, por esta razón es necesario realizarla  mensualmente para determinar las causas de las diferencias existentes y conseguir el saldo correcto en ambos.

                                  

Los elementos requeridos para realizar la conciliación bancaria son:

* Extracto bancario

* Libro banco

* Conciliación anterior

QUE ES UNA NOTA DÉBITO Y  CRÉDITO

NOTA  DÉBITO 

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado  en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

NOTA CRÉDITO

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

DIFERENCIA CUENTA DE AHORROS Y CORRIENTE

Para establecer las diferencias que hay entre cuenta de ahorros y corriente hay que conocer sus conceptos principalmente.

La cuenta corriente es un depósito que te ofrece la liquidez que necesites a través de herramientas como cheques o tarjetas débito. Además te ofrece la posibilidad de realizar tus depósitos en efectivo o con cheques girados a favor tuyo.

La Cuenta de ahorro es un depósito ordinario a la vista (producto pasivo), en la que los fondos depositados por el cuenta habiente  tienen disponibilidad inmediata y le generan cierta rentabilidad o intereses durante un periodo determinado según el monto ahorrado.

Aunque ambos tipos de depósitos comparten la característica de liquidez total, existen algunas diferencias de carácter operativo entre los mismos:

*El soporte fundamental de las cuentas corrientes es el extracto bancario que las entidades financieras remiten periódicamente a los depositantes.  Por el contrario, en las cuentas de ahorro suele ser una libreta en la que se registran todos los movimientos.

*En las cuentas corrientes siempre hay posibilidad de utilización de cheques, mientras que, en general, no ocurre así en las cuentas de ahorro.

*Las cuentas corrientes pueden permitir descubiertos (el depositante  dispone de fondos por un importe superior al saldo que tenía en la cuenta), mientras que en las libretas de ahorro es una práctica menos habitual.

INVERSIONES

Se entiende por inversión a toda vinculación de recursos líquidos a cambio de la expectativa de obtener beneficios durante un período de tiempo futuro.

Ejemplos de inversiones:

a- Una empresa compra un inmueble que será utilizado como local de ventas.

b- Una persona hace un depósito a plazo fijo.

Veamos más detalladamente los elementos del concepto de inversión:

- Desembolso: Usualmente se trata de un desembolso que se realiza por única vez antes de comenzar a recibir los beneficios futuros, pero puede haber varios desembolso, por  ejemplo, la compra de un inmueble en cuotas mensuales.

- Desembolso de Recursos líquidos: Se define por liquidez como la capacidad o grado en que un activo puede ser transformado en dinero efectivo con la menor pérdida de valor posible. En este sentido, el dinero es el activo más líquido.

ACCIONES

Una acción es una parte alícuota del capital social de una sociedad anónima. Representa la propiedad que una persona tiene de una parte de esa sociedad, la cual otorga derechos económicos y políticos a su titular (accionista), como el derecho a una parte de las utilidades y voto en las juntas de accionistas. Normalmente, salvo excepciones, las acciones son transables  libremente.

Como inversión, supone una inversión en renta variable, dado que no tiene un retorno fijo establecido por contrato, sino que depende de la buena marcha de dicha empresa.

BONOS

Los bonos son valores que representan una deuda que tiene la empresa emisora con las personas que los adquieren. Una vez transcurra el periodo de tiempo pactado, el emisor debe devolver el monto de la inversión al titular del bono, más una suma  de  dinero  equivalente  a  los  intereses  que  se comprometió a pagar.

En términos generales, existen dos tipos de bonos: aquellos que  pagan  intereses  o  cupones  periódicos  durante  la vigencia de la inversión y los que sólo pagan en la fecha de maduración,  los  cuales  se  conocen  como  "Bonos  Cero Cupón.